कार्यक्षम व्यवस्थेसाठी म.टा. 28 Jun 2008

कार्यक्षम व्यवस्थेसाठी
-------------------------------------
'कार्यक्षम व्यवस्थेसाठी'
म.टा. 28 Jun 2008, 2139 hrs IST
लीना मेहेंदळे,
प्रधान सचिव, सामान्य प्रशासन विभाग
.....
[व्यवस्थापन कामांच्या पुढील श्रेणीत को-ऑडिर्नेशन, सहकार्य, प्रशिक्षण व मोटिव्हेशनचे मुद्दे येतात असं मला वाटतं. आज किती उपसचिव, सचिव किंवा फील्डमधील डायरेक्टर, कमिशनर या श्रेणीतील अधिकारी वरील चार मुद्यांकडे जाणीवपूर्वक तसेच आखणीपूर्वक (प्लानिंग व वेळापत्रक करून) लक्ष पुरवतात? कित्येक कार्यालयात महिन्याच्या ठराविक दिवसाला ठराविक विषयांची बैठक अशी चांगली पद्धत सुरू आहे. यावरून आखणी करता येते हे सिद्ध होते.]
........

एखादे कार्यालय, संस्था किंवा राष्ट्र कार्यक्षम होण्यासाठी कित्येक मुद्दे महत्त्वाचे ठरतात. त्यापैकी एक महत्त्वाचा मुद्दा आहे व्यवस्था उभारणीचा, व्यवस्थेची घडी बसवण्याचा. याच्यासाठी मंत्रालयाचे उदाहरण घेऊ या. इथे आपण दोन तऱ्हेने कामे करीत असतो.

एक काम विषय निगडित, जसे की फाइली काढणे, दुसरे काम फाइलींच्या व्यवस्थापनाचे असते- उदाहरणार्थ दिवसभरात (किंवा महिन्याभरात) एकूण किती फाइली किंवा टपाल आले, त्यातले किती हातावेगळे केले व किती काम शिल्लक ठेवले हा आढावा घेणे.

प्रत्यक्ष फाइली हातावेगळ्या करणे हे विषय निगडित काम आहे तर वरीलप्रमाणे आढावा घेणे हे व्यवस्थापन निगडित काम आहे. हे उदाहरण प्रत्यक्ष वापराने आपल्या एवढे अंगवळणी पडलेले असते की त्यांच्यातील फरक नेमकेपणाने व ठळकपणाने आपल्या जाणिवेत रहात नाही. कुणाला विचारले तर ते म्हणतील - 'येस, येस, इट इज अॅट दि बॅक ऑफ अवर माइन्ड.' म्हणजेच ते जाणिवेतून मागे असते. इट ऑलवेज गोज अॅट दि बॅक ऑफ अवर माइन्ड.

या फरकाची विशेष करून जाणीव असण्याची किंवा करून देण्याची गरज काय? तर यासाठी की, आपल्या संस्थेमध्ये आपण जेवढे वरिष्ठ पातळीवर जातो तेवढी व्यवस्थापन निगडित आपली जबाबदारी वाढत जाते. ती जर मध्यम व वरिष्ठ श्रेणीच्या अधिकाऱ्यांनी पार पाडली नाही तर व्यवस्था कोलमडते - म्हणजेच 'सिस्टेमिक फेल्युअर' होते. ते न होऊ देण्यासाठी व्यवस्थापन निगडित मुद्द्यांची जाणीव ठेवून वेळोवेळी त्या मुद्द्यांवरही वेळ खचीर् टाकणे हे मध्यम व वरिष्ठ अधिकाऱ्यांना अत्यावश्यक आहे. पण आज कुठल्याही शासकीय कार्यालयात काय चित्र दिसते?

मी एकदा माझ्या कार्यालयातील सर्व मध्यम श्रेणीच्या अधिकाऱ्यांच्या बैठकीत (सुमारे २० अधिकारी) हा विषय काढला - त्यांना वरील उदाहरण समजावून दिले आणि अशाच प्रकारे व्यवस्थापन निगडित किती कामे ते करतात हे प्रत्येकाने (इतरांचे उत्तर न बघता) आपल्या समोरील कागदावर लिहावे असे सुचवले. दहा मिनिटानंतर कुणी दोन, कुणी चार तर कित्येकांचे उत्तर शून्य असे होते. मात्र व्यवस्थापन निगडित कित्येक कामे ते करतात हे मला माहीत होते. रोजच्या त्यांच्या कामामधूनच ते दिसलेले होते.


काम करणे व ते जाणीवपूर्वक करणे यात फरक आहे. जाणीवपूर्वक काम करताना आपले चिकित्सक मन जागे असते. आपण हे काम का करतो, यात सुधारणा कशी होऊ शकते इत्यादी प्रश्ानंबाबत मन चिकित्सकपणाने विचार करत असते. त्यातूनच आपले कामाचे व्यवस्थापन सुधारू शकते. अन्यथा सिस्टेमिक फेल्युअर घडते.

सुप्रशासन म्हणजे काय याचे उत्तर देताना,

कार्यक्षमता (efficiency), उत्तरदायित्व (accountability), सुयोग्य व्यवस्थापन व कार्यपद्धती (systems and procedures), पारदर्शकता (transparency), संवेदनशीलता (sensitivity) व दूरदृष्टी (vision) हे आवश्यक गुण आहेत.

आपण व्यवस्थापन निगडित जे मुद्दे हाताळतो, त्यांचादेखील श्रेणीक्रम असतो. मंत्रालयातील उपसचिव व्यवस्थापन निगडित काय काय कामे करतात? त्यापैकी पहिल्या (सोप्या) श्रेणीतील कामांची उदाहरणे पाहू या-

संदर्भ व फायलींची नोंद ठेवून शिलकी प्रकरणांचा आढावा घेणे.

कॅश फ्लो प्रमाणे बजेट निघेल हे पहाणे.

असिस्टंटकडे कामाचे वाटप सारखेपणाने असेल हे वेळोवेळी तपासणे.

कित्येक कामे याद्या करून केली पाहिजेत. पण तसे बहुधा केले जात नाही. त्यामुळे योग्यरीतीने कामाचा आढावा घेतला जात नाही. - उदा.

- सर्व योजनांची यादी करून त्यांच्या बजेट टिप्पण्यांना चालना देणे.

- जी काही टेंडर्स काढावी लागतात (यामध्ये क्षेत्रीय कार्यालयांचा समावेश होतो.) त्यांची यादी करून पाठपुरावा करणे.

- ज्या काही इमारत दुरुस्त्या करायच्या त्यांची यादी करून पाठपुरावा करणे.

- सी. एफ. अॅडव्हान्सच्या प्रकरणांची (केलेल्या व करावयाच्या) यादी.

आस्थापना हाताळणाऱ्या उपसचिवांनी देखील खालीलप्रमाणे याद्या करून दरमहा तपासले पाहिजे.

- गोपनीय अहवालांची यादी करून ते अद्यावत असण्याची तपासणी.

- रजा मंजुरीची एकत्रित यादी व त्यातील पेन्डन्सी.

- सतत लागणाऱ्या किरकोळ वस्तूंची यादी, महिन्याला व वर्षाला लागणारा स्टॉक तसेच तो स्टॉक वेळेत आणण्याची सिस्टम.

अशी कित्येक उदाहरणे देता येतील. या व्यवस्थापन निगडित कामांपैकी बरीच कामे केली जात नाहीत, केली तरी यादी डोळ्यांसमोर ठेवून न करता जसजशी फाइल पुटअप होईल (जर, जेव्हा) तसतशी केली जातात. काही वेळा यादी समोर ठेवून काम केले जाते, तेव्हा त्या कामात सुधारणा आणण्यासाठी काय करावे हाही विचार होण्याची शक्यता व आशा शिल्लक राहते.

व्यवस्थापन कामांच्या पुढील श्रेणीत को-ऑडिर्नेशन, सहकार्य, प्रशिक्षण व मोटिव्हेशनचे मुद्दे येतात असं मला वाटतं. आज किती उपसचिव, सचिव किंवा फील्डमधील डायरेक्टर, कमिशनर या श्रेणीतील अधिकारी, वरील चार मुद्यांकडे जाणीवपूर्वक तसेच आखणीपूर्वक (प्लानिंग व वेळापत्रक करून) लक्ष पुरवतात? कित्येक कार्यालयात महिन्याच्या ठराविक दिवसाला ठराविक विषयांची बैठक अशी चांगली पद्धत सुरू आहे. यावरून आखणी करता येते हे सिद्ध होते. आपल्याकडील स्टाफच्या प्रशिक्षणाबाबत काही गैरसमजुती आहेत. प्रशिक्षणासाठी यशदा किंवा सामान्य प्रशासन विभाग किंवा अन्य संस्था आहेत, सबब आपली जबाबदारी शून्य अशी कित्येकांची समजूत आहे. ते चूक आहे कारण एकतर आपल्या कार्यासनातील कर्मचाऱ्यांची प्रशिक्षणाची गरज काय हे ओळखण्याचे काम शिल्लक रहातेच. सैद्धान्तिक पातळीवर यशदा इत्यादीमध्ये ट्रेनिंग पूर्ण केले जाते. पण त्याचा फिनिशिंग टच ऑफिसमधील उदाहरणानेच होतो. शिवाय कित्येक प्रकारचे प्रशिक्षण कार्यालयातच करायचे असते. त्याचा मोटिव्हेशनसाठीदेखील उपयोग होतो.

मोटिव्हेशन कशातून येते? काहींचे मोटिव्हेशन निश्चितपणे वरकमाईतून येते. ही प्रशासनाला लागलेली मोठी कीडच म्हणावी लागेल. या किडीचा वाईटपणा दुप्पट असतो. कारण ही कीड इतरांना भ्रष्टाचाराला प्रवृत्त करतेच पण भ्रष्टाचार न करणाऱ्यांमध्ये एक प्रकारचे नैराश्यदेखील आणते. सर्वच तसे नाहीत हा दिलासा असला तरीही इतरांचे मोटिव्हेशन कशातून येते हा प्रश्ान् शिल्लक रहातोच. मला सर्वसाधारणपणे तीन उत्तरे ऐकायला मिळाली. काम न केल्यास काहीतरी कारवाई होईल हे एक कारण, तर आपण पगार घेतो म्हणून आपण काम केले पाहिजे हे दुसरे कारण. आपल्या ओळखीच्या व्यक्ती, नातेवाईक, जातभाई आहेत म्हणून त्यांची कामे करतो (किंवा राजकीय नेता असेल तर मतदार संघाशी संबंधित काम करतो) हे तिसरे कारण.

पण यांच्याखेरीज कार्यक्षमतेचा अभिमान असेल तर, सहकारी व वरिष्ठांकडून कौतुक आणि कनिष्ठांकडून आदर मिळत असेल तर, माझ्या कार्यक्षमतेने देशाचा विकास होतो ही जाणीव असेल तर किंवा कार्यक्षमतेतून आनंद घेता येत असेल तर अशा चार कारणांनी कामात मोटिव्हेशन येत असते. (कार्यक्षमतेचा अभिमान व कार्यक्षमतेतून आनंद या दोन वेगळ्या बाबी आहेत).

पण मूळ मुद्दा हा आहे की, मोटिव्हेशनबाबत मध्यम व वरिष्ठ अधिकारी काय करतात? त्यातील किती जाणीव व आखणीपूर्वक? याचे उत्तर असे ऐकायला मिळाले की मंत्रालयात येणाऱ्यांचे जे काही सेल्फ मोटिव्हेशन असेल तेच, इतरांनी मोटिव्हेशन करणे अशक्य आहे. (मला हे उत्तर अजूनही पटलेले नाही ही बाब वेगळी).

माझ्या वर्गवारीप्रमाणे व्यवस्थापन निगडित कामांच्या तिसऱ्या श्रेणीतील कामांचा संबंध त्या त्या व्यक्तीच्या व कार्यालयाच्या अॅटिट्यूडबरोबर निगडित आहे. सरकारी कामात ही श्रेणी अभावानेच दिसते ('बॅक ऑफ दि माइन्ड' असेलही पण त्याचा उपयोग फारसा नसतो) उदा. फाइलीमधील नमूद केलेले काम योग्य असेल तर काम लवकर कसे होईल हा प्रश्ान् आपल्या मनात येतो की, मी ती फाइल किती लवकर बाहेर काढली हा प्रश्ान् आपण विचारतो? सर्वसामान्यपणे आपला अॅटिट्यूड असाच असतो की माझे काम मी केले (फाइल वेळच्या वेळी काढली) इतरांचे ज्याने त्याने पाहून घ्यावे - प्रत्येकाने त्याच्या हिश्श्याचे काम व्यवस्थित केले तर सगळी कामे होतील - तो/ ती करत नसेल तर त्याचे पाप त्यांना वगैरे वगैरे! या अॅटिट्यूडमध्ये 'काम' होणे महत्त्वाचे नसून 'माझे काम' महत्त्वाचे असते. हा मीपणा कमी करून काम कसे पूर्ण होईल हे बघणारे अधिकारीच प्रशासनाला खरा हातभार लावत असतात. पण त्यांची संख्या किती?

दुसरे एक उदाहरण पाहू या. माझ्याच खात्यात काम करणारे दोन उपसचिव असतील तर आळीपाळीने मला खालीलप्रमाणे नोट सतत वाचायला मिळते - ('क'ची नोट 'ख'बाबत). 'अमुक कामांपैकी तमुक हिस्सा 'ख'ने करावयाचा असून त्यांना तशी विनंती करण्यात येत आहे' ही फाइल 'क'कडून थेट 'ख'कडे न जाता आधी प्रधान सचिव व मगच 'ख'कडे जाते. अगदी 'क' व 'ख' यांच्या दोन असिस्टंटच्या पातळीवरच काम उरकण्यासारखे असेल तरीही. अशाच टिप्पण्या दुसऱ्या सचिवांबाबत माझ्याकडून जाण्याच्या असल्या तर त्या मुख्य सचिवांमार्फत जाव्यात अशीही समजूत असते. माझ्या मते हा को-ऑडिर्नेशनचा अभाव तर आहेच पण इथे अॅटिट्यूडचा प्रश्ान्ही महत्त्वाचा आहे.

तर मग व्यवस्थापन उत्तम होण्याच्या दृष्टीने अॅटिट्यूड, दृष्टिकोन व कार्यप्रवृत्तीबाबत वरिष्ठ अधिकारी किती वेळ देतात, किती चर्चा करतात, कधी करतात? त्यांची फलनिष्पत्ती होते का, ती मोजली जाते का? (असे प्रश्न माहितीच्या अधिकाराखाली विचारले जाऊ शकतात).

आपल्या कामांमधून व कामाच्या पद्धतीमधून पर्यावरणाबाबत, समानतेबाबत, वेस्टेज टाळण्याबाबत, ऊर्जा बचतीबाबत, स्त्रियांकडे पहाण्याचा दृष्टिकोनाबाबत, न्याय- सत्यनिष्ठेबाबत आपला अॅटिट्यूड, आपले चिंतन दिसून येते. जसे ते एका व्यक्तीचे दिसून येते तसेच सांघिक रूपातही दिसू शकते. याचसाठी कापोर्रेट जगात मिशन स्टेटमेंट लिहिण्याला एवढे महत्त्व दिले जाते. शासनाला एखादेच मिशन स्टेटमेंट पुरणार नसते. कारण शासनाला विविध पैलू असतात. पण ते सांघिक असले तर शासन व्यवस्थित चालते. तसेच ते जाणीवपूर्वक चचेर्त घेतले गेले व त्यांचे सातत्य टिकवले गेले तरच ते परिणामकारक ठरतात.

या अॅटिट्यूडबद्दल देखील वरिष्ठ, अतिवरिष्ठ अधिकारी यांनी विचार व चर्चा करण्याची आवश्यकता आहे.

----------------------------------------------------------------------------------